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Sistema de prontuário eletrônico: como um gestor de TI deve avaliar e 6 características que não podem faltar

Quando um gestor de TI se depara com a necessidade de encontrar um novo sistema de prontuário eletrônico em nuvem para a instituição em que atua, uma série de dúvidas podem surgir.

Entre as principais, estão perguntas como: será que há possibilidade de integração com outros sistemas? É possível fazer a migração de dados da plataforma antiga para a nova? Os dados serão tratados com a segurança devida, respeitando a LGPD? E em relação às funcionalidades, há diversidade suficiente para atender às demandas de profissionais de saúde de diferentes perfis? E o time administrativo, será contemplado?

Todos esses questionamentos são muito pertinentes e devem ser considerados antes de aderir ou optar por uma troca de software médico. Para respondê-las, convidamos alguém que entende muito do assunto — o CTO da Prontmed, Thiago Kolling.

Leia o conteúdo a seguir para saber quais características não podem faltar em um prontuário eletrônico!

1. Integração com sistemas

Um dos pilares principais para quem trabalha em clínicas, hospitais ou outras instituições de saúde — e tem outros sistemas auxiliares, além do prontuário eletrônico — é a integração entre todas as plataformas.

O cadastro de pacientes, por exemplo, deve ser centralizado em todos os sistemas de uma instituição, para que cada necessidade de quem busca atendimento seja endereçada sem duplicidades ou outros problemas que possam ocasionar falhas ou bloqueios no atendimento.

“A disponibilidade da empresa fornecedora de um prontuário eletrônico em possibilitar essas integrações, sejam soluções prontas para uso ou até com algum nível de customização, é muito importante para o gestor de TI. Afinal, isso pode agregar muito valor ao serviço oferecido”, afirma Kolling.

Um exemplo de customização que pode ser oferecida é a adição de campos extras para serem preenchidos no cadastro dos pacientes. Esses dados, além de ajudarem a instituição de saúde a obter mais informações a respeito dos serviços prestados, também auxiliam em análises e estudos futuros, sem falar na facilidade que podem proporcionar para a realização de novas integrações.

APIs de agendamento são uma das integrações mais importantes no sistema de prontuário eletrônico

Uma das integrações mais procuradas pelos gestores de TI é justamente a API (Application Programming Interface) de agendamento. Instituições de saúde de maior porte — como um grande hospital, por exemplo — costumam atuar com serviços de agendamento externo, nos quais muitas pessoas trabalham simultaneamente.

Porém, o profissional de saúde acessa sua agenda por meio do prontuário eletrônico, e um “espelhamento” da outra plataforma é necessário para que as informações corretas sejam refletidas. É aí que uma boa API de agendamento surge como forma de integrar as informações de forma organizada e precisa.

“É importante que a API faça a chamada ‘gestão de colisão’, para que um atendente não marque uma consulta para um paciente no mesmo horário já reservado para outra pessoa”, salienta o CTO.

2. Migração de dados de outro sistema de prontuário eletrônico

Outro fator essencial a ser levado em conta ao escolher um sistema de prontuário eletrônico é sua capacidade de migração de dados — e aqui, falamos tanto na importação de informações de outro sistema quanto na exportação de dados, em caso de uma mudança futura.

Em geral, a migração de dados é facilitada quando o sistema original é uma solução de mercado, sem tantas customizações. Porém, elas podem ser dificultadas quando o prontuário eletrônico de origem é um sistema totalmente personalizado para uma instituição e foi desenvolvido há muitos anos, com tecnologias incompatíveis com as atuais.

Nesses casos, o desenvolvimento de um projeto específico de resgate desses dados, a partir de uma compreensão mais profunda do sistema original, acaba se tornando necessário.

3. Segurança de dados

Para os gestores em TI, é fundamental ter confiança de que o prontuário eletrônico do paciente manterá os dados inseridos na plataforma em segurança. Para isso, algumas características são fundamentais. Acompanhe:

  • ambiente digital efetivamente isolado, sem possibilidade de acesso por terceiros;
  • criptografia de todos os dados, estejam eles em uso ou em repouso;
  • canais seguros para transporte dos dados nas integrações com outros sistemas;
  • protocolo HTTPS para transmitir dados entre o servidor da instituição e o do fornecedor do sistema de prontuário eletrônico com segurança;
  • possibilidade de uso de VPN como mais uma camada de segurança no acesso aos dados;
  • bloqueio do compartilhamento de dados sensíveis por e-mail.

Em relação ao último ponto, trata-se muito mais de uma precaução em relação a ocorrências aparentemente banais — como deixar o e-mail aberto no computador, com possibilidade de ser acessado por uma pessoa mal-intencionada — do que propriamente por temor de um ciberataque.

“Muitas pessoas falam que esse tipo de cuidado é um preciosismo, mas quem atua na área sabe que não. Sabemos que esses descuidos banais, às vezes, causam problemas grandes, e tentamos amenizar esse problema”, pondera Kolling.

Antes de contratar uma plataforma de prontuário digital, também é interessante questionar o fornecedor sobre as auditorias de segurança — se são feitas, com qual frequência e que pontos são monitorados para evitar incidentes. Afinal, é natural que surjam pontos de vulnerabilidade que possam ser melhorados ou atualizados.

4. Funcionalidades variadas

Garantidas as necessidades de integração de sistemas, migração e segurança dos dados, agora é hora de o gestor de TI convencer os profissionais de saúde de sua instituição sobre a adoção do sistema de prontuário eletrônico favorito dos especialistas em tecnologia. Ou seja, é o momento de conhecer as funcionalidades da plataforma e expô-las para os demais tomadores de decisão.

Entre as principais funcionalidades de um bom prontuário eletrônico, é preciso pensar em dois públicos: os responsáveis pelo atendimento clínico e as pessoas dedicadas às atividades administrativas. Encontrar uma solução que ofereça alternativas para ambos é essencial. Conheça algumas das mais requisitadas pelos profissionais!

Funcionalidades clínicas

Entre as funcionalidades clínicas mais desejadas pelos profissionais de saúde estão:

  • prontuário digital que possa ser customizado para diferentes especialidades médicas;
  • prontuário eletrônico em nuvem, acessível de qualquer lugar com conexão à internet;
  • módulo de telemedicina integrado;
  • acesso a todas as informações clínicas na mesma página;
  • grupos de exames e de medicamentos personalizados;
  • assinatura digital;
  • escalas médicas;
  • tabelas de acompanhamento com geração de gráficos;
  • envio de receitas e outros documentos digitais via WhatsApp, entre outras.

Funcionalidades administrativas

Entre as funcionalidades administrativas, as mais solicitadas por auxiliares, secretárias e demais profissionais das instituições são:

  • agenda integrada;
  • busca inteligente de horários;
  • plataforma de faturamento;
  • ferramenta de chat entre usuários da instituição de saúde;
  • consulta de SADT/SP;
  • geração de lotes TISS;
  • relatórios de controle de faturamento, entre outras.

5. Dados estruturados dentro do sistema de prontuário eletrônico

Ter dados estruturados é outra característica fundamental para quem busca um sistema de prontuário eletrônico robusto. Especialmente para instituições de saúde, contar com dados com uma estrutura padronizada, que podem ser extraídos e analisados em contextos diversos, facilita o acompanhamento da gestão da saúde populacional e da própria sustentabilidade do negócio.

“O acesso a dados por parte de profissionais de saúde, gestores, pesquisadores e responsáveis por instituições de diversos segmentos se torna muito mais fácil quando eles estão estruturados. É possível fazer análises e cruzamento de informações em tempo real”, destaca Kolling.

6. Respeito à LGPD e demais normas da área da saúde

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) entrou em vigor em 2020 e deve ser respeitada por todos os segmentos do mercado. Quando se trata de plataformas como prontuários eletrônicos, ter um cuidado extra é essencial, já que se trata de sistemas cuja natureza é lidar com muitos dados sensíveis de pacientes.

Por isso, ao contratar um prontuário digital, é importante ficar atento a alguns detalhes, como garantir a anonimização não reversível dos dados. Ou seja, sempre que dados pessoais forem manipulados, deve ser impossível a identificação dos indivíduos, sem possibilidade de reverter essa proteção.

É fundamental, ainda, garantir que as permissões de acesso aos dados clínicos sejam restritas aos profissionais de saúde, com limitações para usuários auxiliares (como secretárias, por exemplo), que podem visualizar somente as informações necessárias para seu trabalho administrativo.

Por fim, também é importante usar um produto desenvolvido por empresas que conheçam profundamente o mercado de saúde. “Há normas que se sobrepõem à LGPD na área da saúde, como algumas das regras impostas pelo Conselho Federal de Medicina (CFM), por exemplo”, alerta Kolling.

Esperamos ter ajudado a esclarecer quais são as características mais importantes a serem consideradas por gestores de TI na hora de contratar um sistema de prontuário eletrônico. Afinal, ter plena confiança no trabalho desenvolvido pelo fornecedor nesta plataforma tão importante para a área da saúde é o primeiro passo para tomar a melhor decisão.

Continue com a gente! Leia nosso post sobre LGPD na saúde para saber mais detalhes sobre esse tema crucial para as instituições do segmento.

Escrito por
Marketing Prontmed

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